Conforme lo manda el artículo 69 de la LOSNCP, los contratos que por su naturaleza o expreso mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos cuya cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del contrato son de cuenta del contratista. Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la orden de compra y el acta de entrega. Las contrataciones de menor cuantía se instrumentarán con la factura correspondiente, sin perjuicio de que se puedan elaborar documentos que contengan las obligaciones particulares que asuman las partes. Los demás contratos se otorgarán por documento suscrito entre las partes sin necesidad de escritura pública.

Asimismo, el artículo 113 del RGLOSNCP prevé que una vez adjudicado el contrato, el adjudicatario o su representante debidamente autorizado, deberá suscribir el mismo dentro del término previsto en el pliego o en la Ley, para lo cual la entidad contratante le notificará señalando la fecha para hacerlo, que no podrá exceder de quince (15) días término siguientes a la fecha de adjudicación, excepción hecha para el caso de que el adjudicatario sea un consorcio o asociación, en cuyo caso tendrá quince días adicionales para la formalización de dicha asociación.

El Sistema realiza el sorteo automáticamente y de forma aleatoria de entre los proveedores que han sido habilitados para el sorteo, de ellos el Sistema escogerá de forma aleatoria a un sólo proveedor el cual será el adjudicado.

Sí, la Entidad Contratante seleccionará solo a los proveedores que han cumplido todos los requerimientos de la calificación para pasar al sorteo.

Conforme lo establece el artículo 59 del RGLOSNCP, en los procesos de contratación de obras de menor cuantía, únicamente los proveedores que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 52 de la LOSNCP serán invitados a través del Portal a manifestar su interés de participar en el sorteo; los mismos que, en un término no menor a tres (3) ni mayor a cinco (5) días contados a partir de la fecha de la invitación, manifestarán su interés mediante la presentación de sus ofertas técnicas y de la carta de aceptación expresa del presupuesto referencial determinado por la entidad contratante. De entre los proveedores calificados se adjudicará la obra al proveedor escogido por selección automática aleatoria del portal institucional.
Aquellos proveedores que a la fecha de la publicación del procedimiento mantuvieran vigentes contratos de construcción de obra pública cuyas cuantías individuales o acumuladas igualaren o superaren el coeficiente establecido en el numeral 2 del artículo 51 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, no podrán participar en ningún procedimiento de menor cuantía de obras hasta la entrega recepción definitiva de el o los contratos vigentes. Si por efectos de la entrega recepción de uno o varios contratos el monto por ejecutar fuere inferior al coeficiente antes indicado, deberá ser invitado y podrá participar en los siguientes procedimientos de menor cuantía de obras.
Si no existieran proveedores que sean profesionales, micro o pequeñas empresas, dentro de la circunscripción territorial en la que deba ejecutarse el contrato, se realizará el sorteo contando con los proveedores de la provincia o del país, en ese orden.
No podrán participar en el sorteo aquellos proveedores que hubieren efectuado un cambio de domicilio exclusivamente para efectos de participar en una contratación específica de menor cuantía de obras. De no hacerla la entidad contratante, el SERCOP solicitará la descalificación del proveedor que hubiere incurrido en esta conducta.

Se recomienda entregar el documento original en la oferta técnica luego de haber subido este documento por el Sistema.