Preguntas frecuentes Entidades
PREGUNTAS FRECUENTES DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO
1. ¿Qué se debe hacer con los procesos cuyos funcionarios responsables ya no laboran en la institución?
En la Herramienta se encuentra implementada la funcionalidad denominada “Migrar Procesos”, que puede ser utilizada por el usuario administrador del portal, para aquellos casos en los cuales por necesidad institucional se requiera asignar un nuevo usuario responsable. El manual respectivo lo encontrará en el siguiente enlace:
Solo para el caso de procedimientos de emergencia, se podrá solicitar la migración a través de un oficio suscrito por la máxima autoridad, dicho requerimiento podrá ser enviado a través del Sistema de Gestión Documental Quipux, o al correo electrónico: gestiondocumental@sercop.gob.ec
2. ¿Cómo puedo actualizar la información de mi registro?
Se puede solicitar la actualización de datos, como la dirección, teléfonos, etc.; por medio de la herramienta Trámite Rápido, para ello la información deberá estar actualizada previamente en el Servicio de Rentas Internas – SRI.
3. ¿Cómo puedo imprimir el formulario de registro?
Ingresar al Sistema Oficial de Contratación Pública del Ecuador (SOCE) con sus datos de acceso, en el menú: “Datos Generales, opción Resumen General”.
4. ¿Qué debo hacer para cambiar el administrador del contrato en un procedimiento de contratación?
En la Herramienta se encuentra implementada la funcionalidad denominada “Cambio Administrador de Contrato”, que puede ser utilizada por el usuario administrador, para aquellos casos en los cuales por necesidad institucional, se requiera asignar un nuevo administrador de contrato responsable.
El manual respectivo lo encontrará en el siguiente enlace: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/wp-content/uploads/downloads/2018/05/Guia_metodologica_para_finalizar_contratos.pdf
5. ¿Dónde se debe presentar la documentación para habilitarse como entidad contratante?
En cualquiera de las oficinas del SERCOP a nivel nacional. Para ubicar la oficina más cercana, puede consultar el siguiente enlace:
https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/direcciones/.
También podrá remitir al correo electrónico: gestiondocumental@sercop.gob.ec.
6. ¿Qué debo hacer para cambiar el representante legal de mi Institución?
La actualización del representante legal, es responsabilidad del usuario administrador del sistema en cada entidad, realizando los siguientes pasos:
- Ingresar en el menú, “Administración”, submenú “Contactos”;
- Editar contacto, escogiendo al contacto del representante saliente;
- Cambiar el cargo.
- Seleccionar estado Inactivo y guardar.
CREACIÓN DE CONTACTOS:
- Ingresar en el menú, “Administración”, submenú “Contactos”;
- Agregar Contacto;
- Completar la información requerida, de manera especial el cargo registrar como: “Representante Legal” y guardar.
Cabe indicar que no se requiere presentar documentación alguna en el SERCOP.
7. ¿Qué debo hacer para crear un nuevo usuario en el sistema?
Para realizar la creación de un nuevo usuario, el administrador del portal deberá seguir los siguientes pasos una vez que ingrese al sistema “SOCE”, con el usuario administrador, con su RUC, usuario y contraseña:
CREACIÓN CONTACTO:
- Ingresar en el menú, “Administración”, submenú “Contactos”;
- Crear un nuevo contacto;
- Completar la información requerida.
CREACIÓN DE USUARIOS:
Ingresar en el menú “Administración”, submenú “Usuarios”;
- Crear un usuario;
- Clic en el icono de la opción agregar usuario;
- Ingresar el nombre de usuario y la contraseña respectiva;
- Escoger el nombre del contacto correspondiente al usuario en la opción “nombre” y Guardar.
8. ¿Cómo puedo cambiar el usuario administrador del sistema en mi Institución?
Primero se debe crear el nuevo usuario en el sistema, para ello deberá seguir los pasos detallados en la pregunta número 7.
A continuación, se detallan los pasos que deberá realizar el actual usuario administrador del Portal, para ejecutar la transferencia de perfiles al nuevo administrador, una vez que se encuentre creado el nuevo usuario y en estado activo:
Pasos para Transferencia de perfiles de Usuario Administrador del Portal
1.- Ingresar con el usuario administrador del portal actual.
2.- En el campo “Administración” seleccionar la opción “Usuarios”.
3.- Escoger “Cambio de usuario administrador”.
4.- Asignar un contacto del listado de contactos activos al usuario administrador actual.
5.- Una vez seleccionado un contacto se habilita la opción para la selección del nuevo usuario administrador.
6.- Se selecciona un nuevo usuario administrador.
7.- En la ventana “Ingrese una observación” presionar “Aceptar”.
8.- En la ventana con la confirmación del usuario presionar clic en “Aceptar”.
9.- Subir la resolución en pdf de la asignación del nuevo administrador del portal.
10.- Presionar clic en “Aceptar”.
Para mayor información y explicación, puede acceder al siguiente enlace: https://youtu.be/yaH51rw739U
En caso de presentarse algún inconveniente con la herramienta podrá solicitar la solución a través de la herramienta de “Trámite SOCE” y enviar capturas de pantallas al correo de registro@sercop.gob.ec, indicando el número de la incidencia generada.
9. ¿Tiene algún tiempo de vigencia mi registro como entidad contratante?
El registro de una entidad contratante no tiene tiempo de vigencia.
10. ¿Qué debo hacer en el sistema cuando mi Institución por Decreto concluye sus funciones?
Una vez que una entidad contratante determina la finalización de sus actividades debe finalizar todos los procesos de contratación, ya que es responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad contratante llevar adelante los procedimientos de contratación y concluirlos, (Estado del Proceso “Finalizado”, “Cancelado” o “Desierto”), observando lo que indican los Arts. 21, 28 y 97 de la Ley Orgánica de Sistema Nacional de Contratación Pública.
Posteriormente es obligación de la entidad contratante notificar al SERCOP el particular solicitando el cambio a estado “PASIVO”.
11. ¿Cómo instalo el “MFC” pliegos?
Para instalar el aplicativo “MFC” debe seguir los siguientes pasos:
- Configurar como navegador predeterminado “MOZILLA” Versión 68 de Firefox o Superior.
- Eliminar del navegador previamente cookies, caché e historial. ( Ctrl + Alt + Supr).
- Inactivar antivirus y restricciones del equipo durante el proceso.
- Ingresar al portal: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/herramientas/
- En la cinta de opciones, deberá ingresar en la opción “Modulo Facilitador de Contratación Pública – MFC”.
- Selecciona: “Instaladores MFC para Entidades Contratantes».
- Presionar clic en la instalación de acuerdo al sistema operativo de su equipo (ejemplo Windows).
Una vez instalado el aplicativo “MFC” en su equipo, deberá completar la información correspondiente a los datos generales de la Entidad.
Después de realizar la descarga de la aplicación, podrá revisar el instructivo de instalación, que será de gran utilidad.
Cabe mencionar que disponemos de un manual del módulo “MFC” y recomendaciones tanto para entidades como para proveedores.
Para acceder al mismo podrá ingresar al link recomendaciones: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/recomendaciones-de-uso-del-modulo-facilitador-de-la-contratacion-publica/
12. ¿Cómo reseteo la contraseña de un usuario operador del SOCE?
Para resetear la contraseña de un usuario operador del SOCE, es necesario que el usuario administrador del Portal ingrese al SOCE con RUC, usuario y contraseña y realice los siguientes pasos:
- Ingresar al menú “Administración” y presione clic en “Usuarios”.
- Escoger la opción “Reasignar contraseña” e ingrese el número de cédula del usuario requerido.
- La nueva contraseña llegará al correo electrónico registrado en el contacto del SOCE.
Cabe indicar que el SERCOP no puede realizar este tipo de reseteo, ya que únicamente el usuario Administrador del Portal de cada entidad lo realiza.
Para el reseteo de contraseña del “usuario administrador” del Portal, deberá ingresar al Sistema Oficial de Contratación Pública – SOCE, y escoger la opción “Olvidó su contraseña”; llenar la información requerida, la misma que debe coincidir con la información registrada en el SOCE, y el sistema generará una nueva clave temporal, para que ingrese al portal y registre su nueva contraseña. En el caso que no se pueda realizar este paso, la Máxima autoridad de la Entidad deberá suscribir mediante oficio, la solicitud de reseteo de contraseña y podrá enviar al correo electrónico gestiondocumental@sercop.gob.ec.
Descarga Formato para solicitar reseteo de contraseña
13. ¿Cómo proceder para enviar un reclamo o denuncia?
Para realizar un reclamo Artículo 342 o denuncia Artículo 346 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, nuestra área de Supervisión y Control ha habilitado canales directos para su atención y gestión. La denuncia o reclamo deberá contar con la siguiente información:
- Antecedentes de la denuncia.
- Número y detalles del procedimiento de contratación.
- Identificación de los posibles infractores o de ser el caso o detalles de los hechos o inobservancias a la norma.
Los medios para presentar estos trámites son:
- Portal: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/, en la opción “Sistema de Gestión de Denuncias”. Ingresando directamente al link: https://denuncias.compraspublicas.gob.ec//denuncias/registrodenuncia.php#
- Portal SOCE: ingresando al portal con sus datos de acceso (RUC, usuario y contraseña) en el menú o pestaña “Reclamos” en la opción “Crear reclamos”.
- Correo electrónico denuncias@sercop.gob.ec.
14. ¿Qué sucede si no finalizo mi registro como entidad contratante?
Si no finaliza el proceso de habilitación como entidad contratante, el registro no se activa y no podrá realizar procesos de contratación de bienes, servicios u obra incluidos los de consultoría.
15. ¿Qué debo hacer para activar mi cuenta como entidad contratante?
Una vez que realice el registro como entidad contratante en el Sistema Oficial de Contratación del Estado “SOCE”, deberá entregar en cualquiera de las ventanillas de atención al usuario a nivel nacional, los documentos para la habilitación de su registro, mismos que se detallan a continuación:
- Documentación que sustente su creación, registro oficial, estatutos sociales o escritura de constitución;
- Copia del nombramiento de la máxima autoridad o documento habilitante.
Para la habilitación de entidad contratante de derecho privado deberá presentar la siguiente documentación:
- Documentación que sustente su creación, estatutos sociales o escritura de constitución;
- Copia del nombramiento de la máxima autoridad o documento habilitante.
- Convenio interinstitucional en dónde se pueda verificar que el aporte público es del 50 % o más, de existir este;
- De no verificarse el aporte público en los estatutos o en el convenio, deberá presentar el balance, estados de cuenta o cualquier otro documento a través del cual se verifique el aporte del Estado.
También podrá remitir al correo electrónico: gestiondocumental@sercop.gob.ec
16. ¿Una vez que dispongo la autorización de que no existe producción nacional que debe hacer la entidad contratante?
La entidad deberá proseguir con el proceso de importación directa o publicar el proceso de contratación pública seleccionado de acuerdo al bien o servicio a contratar y al monto de contratación.
17. ¿Dónde puedo acceder a la información del Banco de Consultorías?
Debe ingresar a la página del Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, en el menú “Programas y servicios” debe seleccionar la opción “Búsqueda de Consultorías”.
El siguiente link se muestra la información:
18. ¿Dónde puedo acceder a la información sobre los montos de contratación?
Debe ingresar a la página del Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, en el menú “Programas y servicios” debe seleccionar la opción “Montos de Contratación Pública”.
El siguiente link se muestra la información: https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/montos-de-contratacion-publica-2023/
19. ¿Hasta cuándo se puede publicar el PAC?
De acuerdo al artículo 22 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública – LOSNCP y al artículo 43 de su Reglamento, el Plan Anual de Contratación – PAC deberá ser publicado en el Portal Institucional del SERCOP a través del Módulo Facilitador de la Contratación Pública «Plan Anual de Contratación – PAC» dentro de los quince (15) días del mes de enero de cada año.
20. ¿Se pueden realizar reformas al PAC?
De acuerdo al artículo 43 del Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública las entidades contratantes podrán modificar el PAC, a través de una resolución administrativa debidamente motivada, siempre y cuando tales reformas obedezcan a una justificación técnica y económica, o por causas de caso fortuito o fuerza mayor debidamente sustentadas.
21. ¿Cuántas veces se puede modificar el PAC?
La normativa no establece un número determinado que se pueda modificar el PAC, y en la herramienta no existe restricción alguna, por lo que se podrá ejecutar las modificaciones que sean necesarias siempre y cuando se cumpla con lo establecido en el artículo 43 del Reglamento.
